Tareas
Las tareas reúnen todas las acciones comerciales que no son consideradas como citas o llamadas.
Ofrecen unas características y un comportamiento simplificado con el fin de abarcar el máximo de acciones posibles.
Caso particular de la sincronización Outlook:
Una vez lanzada una sincronización de tareas de Outlook, la tabla de tareas de X3 se actualiza en paralelo (creación o modificación de los registros afectados) y alamacena la información procedente de las tareas Outlook. Del mismo modos, cuando se inicia una sinronización de tareas X3, las tareas de Outlook se crean y modifican en consecuencia.
Las únicas tareas de Outlook que no se generarán como tareas X3 serán las marcadas como "privadas".
Notas:
Los datos relativos a una tarea X3 se sincronizan con las tareas Outlook bajo ciertas condiciones:
- El usuario debe ser representante. Como recordatorio, el parámetro AUSCRMA (nivel usuario, capítulo CRM, grupo COL) permite asociarle una función comercial, mientras que el parámetroAUSCRMF (nivel usuario, capítulo CRM, grupo COL) permite asignarle un código de representante.
- El usuario debe estar habilitado para iniciar una sincronización de tareas Outlook y de tareas X3. Aparte de los parámetros lCRMSYNCy CRMSYNCTSK definidos a nivel de dossier (capítulo CRM, grupo SYN), los pitre CRM, groupe SYN), los parámetros individuales de sincronización han de definirse para cada usuario en la función GESSYP.
- La tarea en cuestión debe serle asignada al usuario encargado del lanzamiento de la sincronización.
Lista de los principales campos estándar afectados de algún modo por una sincronización Sage X3 Entreprise con Outlook:
Encabezamiento Tarea X3 | Detalle de una tarea Outlook |
Crono: | AdxID |
Terceros | Sociedad |
Interlocutor | Contacto |
Realizado sí/no | Estado |
Pestaña Tarea | Detalle de una tarea Outlook (continuación) |
Inicio | Inicio |
Vencimiento | Vencimiento |
Tarea a efectuar por: | Propietario |
Descripción | Objeto |
Pestaña Informe | Detalle de una tarea Outlook (continuación) |
Informe | Informe |
Tiempo transcurrido | Trabajo real |
Prerequisitos
Consulta la documentación de Puesta en marcha
Gestión de Pantalla
Las informaciones relativas a una tarea se clasifican en las pestañas Tarea e Informe, pero pueden ser completadas, modificadas o surpimidas.
En el marco de una sincronización de tareas entre Outlook y Sage X3 Entreprise, hay que tener en cuenta que toda modificación de una tarea Outlook repercute sobre la tarea X3 espejo, siempre que los parámetros de sincronización del usuario lo permitan. Y a la inversa.
Del mismo modo, la fecha de la última modificación (en Outlook y en X3) hace referencia a la actualizació de un registro.
La supresión de una tarea X3 implica la supresión de la tarea Outlook en la siguiente sincronización. Y a la inversa.
Los campos afectados por la sincronización con Outlook son los descritos con anterioridad.
En cabecera
Presentación
Hay tres modos de generar una tarea en Sage X3 Entreprise:
- De forma manual, directamente desde la función GESTSK (menú Fichero / Nuevo)
- De forma automática, en el momento de asignar una solicitud de servicio a un servicio comercial
- En el modo automático, en el momento de la sincronización de una tarea Outlook, si ésta está activa en el dossier (ver la ayuda para los parámetrs CRMSYNC y CRMSYNCTSK) y a condición de que los parámetros de sincronizacióndel usuario actual lo permitan.
La pantalla de cabecera permite identificar una tarea en X3:
- atribuyéndole un número de crono. Se trata de una clave única que puede incrementarse de forma automática a partir del contador ACT, o de forma manual dirigida si se autoriza una asignación manual del contador ACT.
- Especificando una planta de venta por defecto. El valor de este campo depende de forma general del perfl función del operador actual, pero puede depender in fine de normas de asignación automática del representante y de las plantas (Parámetros CRMDEFREP, CRMREPSIT y CRMREPTSK, capítulo CRM, grupo REP). En todos los casos, debe indicarse obligatoriamente una planta.
- Asociando un código terceros (Terceros referenciados en el listado BPARTNER) y, eventualmente, también un número de crono interlocutor. Puede tratarse de una asociación ya sea automática (el contacto por defecto del tercero está pre cargado, pero puede modificarse) o bien manual. De hecho, como el código terceros no es obligatorio, puede introducirse una tarea X3 a título de un interlocutor independiente. En ese momento se ofrecerán diversas posibilidades a partir de túneles accesibles desde la zona "Interlocutor". Entonces es posible seleccionar un interlocutor ya existente en la base. Se abrirá una ventana de selección con una lista del conjunto de los interlocutores ya referenciados. El usuario puede acceder directamente a la función de gestión de los interlocutores GESAIN. Del mismo modo, en el marco de la gestión de los contactos Outlook conocidos bajo la denominación de correspondientes en X3, también es posible seleccionar un correspondiente ya existente en la base. Se abrirá una ventana de selección con una lista del conjunto de los correspondientes ya referenciados. El usuario puede realizar una búsqueda de interlocutores a partir del menú de identificación "Búsqueda persona".
- Asociada a un proyecto. Existen varias herramientas de selección de un proyecto disponibles en este campo. El primer menú contextual permite visualizar la lista de los proyectos gestionados por los terceros o por el interlocutor, siempre que no se haya indicado ningún tercero. El segundo menú contextual denominado "Proyectos" permite acceder directamente al objeto Proyectos y efectuar la selección. El tercer menú contextual permite seleccionar un proyecto en la lista de los proyectos capturados en la aplicación.
- Dándole un estatus. Una tarea considerada como cerrada puede marcarse de forma manual como "realizada". El estatus de una tarea por defecto depende del valor del parámetro general DONDEFTSK (cápítulo CRM, grupo DEF), pero puede ser modificado.
Notas generales sobre la sincronización Outlook:
En una sincronización con Outlook, los campos X3 afectados son los siguientes (y viceversa):
- Tercero: Casos especiales:
-Creación de una tarea Outlook con un código sociedad conocido en Sage X3 Entreprise (ya registrado en la tabla BPARTNER -Tercero).
El código sociedad de la tarea Outlook ya está referenciado en la base de terceros X3. En este caso, el usuario en el origen de la creación de la tarea Outlook puede registrar el código sociedad con los nombres siguientes: #CODESOCIETE# o directamente CODESOCIETE. El resultado es la actualización del código terceros en la ficha tarea espejo una vez iniciada la sincronización. De este modo, cuando un tercero/sociedad están presentes en Outlook y en X3, la sociedad #CODESOCIETE# o CODESOCIETE de la tarea Outlook se convierte en el tercero CODESOCIETE de la tarea X3.
Si una tarea se ha creado en X3 y después se ha sincronizado, el código Terceros X3 tomará la denominación siguiente en la tarea Outlook: #CODESOCIETE#
-Creación de una tarea Outlook con un código sociedad conocido en Sage X3 Entreprise (sin registro en la tabla BPARTNER -Tercero).
Al no haberse reconocido el código sociedad de la tarea Outlook en la sincronización con Sage X3 Entreprise, el código tercero del encabezado de la tarea X3 espejo se alimenta sólo por defecto.
- Interlocutor y correspondiente:
Creación de una tarea Outlook con una lista de contactos. En el momento de la sincronización, hay que tener en cuenta ciertos mecanismos.
En X3, sólo se gestiona un único código interlocutor/correspondiente en la cabecera de tarea. Por esto, la sincronización de una tarea Outlook con múltiples contactos, tiene como resultado el asignar a la tarea X3 espejo el primer contacto de la lista definida en la tarea Outlook. Si el contacto Outlook no se conoce como correspondiente en X3, en el momento de la sincronización se crea en paralelo su ficha correspondiente en Sage X3 Entreprise, y la tarea X3 espejo se genera únicamente con ese número de correspondiente (por tanto, sin código interlocutor). Hay que tener en cuenta que mientras el contacto Outlook está vinculado a un tercero del listado X3, su denominación en la tarea Outlook es la siguiente tras la sincronización (campo Contactos): DOMENECH , René (AIRFRANCE CARGO #AIRFRANCE#).
- Efectuado: el estatus de la tarea Outlook y de la tarea X3 espejo evolucionan en paralelo. Hay que tener en cuenta que mientras se marca como "efectuada" una tarea X3, su tarea espejo en Outlook está marcada y tachada del plan de trabajo de Outlook del usuario.
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Campos
Los campos siguientes están presentes en esta pestaña :
Bloque Número 2
Bloque Número 1
| Este campo señala la planta en la que se gestiona la tarea. En la pre-carga de la planta por defecto intervienen varios factores. Puede tratarse de la planta vinculada al perfil función del usuario actual o de la planta vinculada al representante en cargo de la acción comercial (parametrizada CRMREPSIT, capítulo CRM, grupo REP). |
| Este campo permite almacenar la única clave del registro. Ésta se calcula con el contador ACT. Por defecto, este contador estará formado por un número de secuencia de 15 caracteres. Este contador se entrega por defecto con funcionamiento automático, pero su asignación puede realizarse manualmente. Para garantizar el buen funcionamiento del objeto Tarea es aconsejable conservar las características estándar. El contador ACT es compartido por los objetos Tareas, Citas, Llamadas e Intervenciones, lo que permite explotar funcionalidades e informes Crystal Reports relacionados con la actividad comercial. |
| Se puede identificar una tarea en los diferentes tipos de terceros. Un campo visualizado junto al tercero permite conocer el tipo de tercero seleccionado. |
| Este campo permite identificar sea el contacto por defecto en el seno del tercero señalado (campo modificable), o bien al interlocutor para el que se ha efectuado la tarea en caso de que no se haya mencionado ningún tercero. En este campo están disponibles varias herramientas de selección interlocutor: El primer menú contextual "Selección" permite seleccionar a un interlocutor de entre una lista de interlocutores, independientemente del código de tercero mencionado en el encabezamiento de la tarea. El segundo menú contextual "Selección contactos" permite seleccionar un contacto de entre la lista de interlocutores existentes y vinculados al tercero introducido en el encabezamiento. Si no hay ningún contacto asignado al tercero, no se mostrará ninguna lista de selección de contactos. El tercer menú contextual denominado "Selección interlocutores" permite seleccionar un contacto de la lista de interlocutores capturados en la aplicación. La gestión de los contactos está dentro del marco de la función de sincronización de Sage X3 con Outlook. Los contactos pueden definirse en Outlook de forma independiente a Sage X3. Eso implica que no forman parte de las referencias de interlocutores. Cuando se inicia una sincronización de contactos Outlook, la tabla de Contactos permite almacenar la información referente a estos, puesto que en la base de datos aparecen sólo como interlocutores. Por otro lado, la función de generación de los interlocutores, accesible a partir de la barra de herramientas de la función GESCOR, permite asociar un contacto a un interlocutor. Las condiciones sine qua non, que permiten la creación automática de un contacto y su actualización tras una sincronización con Outlook, son la activación de los parámetros generales de sincronización (CRMSYNC, CRMSYNCLL, CRMSYNCCOR et CRMSYNCTSK), capítulo CRM, grupo SYN) y la puesta en marcha de los parámetros personales, dedicados a un usuario en particular (función GESSYP). |
| Muestra la identidad completa del interlocutor introducida en el encabezamiento de la tarea. |
| Es posible vincular una tarea a un crono. Este crono puede seleccionarse de forma manual directamente desde el campo o el precargado en función del crono de interlocutor seleccionado previamente en el encabezamiento de la tarea. La gestión de los contactos está dentro del marco de la función de sincronización de Sage X3 Enterprise con Outlook. Los contactos pueden definirse en Outlook de forma independiente a Sage X3 Entreprise. Eso implica que no forman parte de las referencias de interlocutores. Cuando se inicia una sincronización de contactos Outlook, la tabla de Contactos permite almacenar la información referente a estos, puesto que en la base de datos aparecen sólo como interlocutores. Por otro lado, la función de generación de los interlocutores, accesible a partir de la barra de herramientas de la función GESCOR, permite asociar un contacto a un interlocutor. Las condiciones sine qua non, que permiten la creación automática de un contacto y su actualización tras una sincroniación con Outlook, son la activación de los parámetros generales de sincronización (CRMSYNC, CRMSYNCCLL, CRMSYNCCOR y CRMSYNCTSK, capítulo CRM, grupo SYN) y la puesta en marcha de los parámetros personales, dedicados a un usuario en particular (función GESSYP). |
| Este campo permite identificar el proyecto por el que la cita debe llevarse a cabo. Existen varias herramientas de selección de un proyecto disponibles en este campo. El primer menú contextual denominado "Proyectos" permite acceder directamente al objeto Proyectos y efectuar la selección. El segundo menú contextual permite seleccionar un proyecto de entre la lista de todos los proyectos vinculados al tercero introducido en el encabezamiento de la tarea. El tercer menú contextual permite seleccionar un proyecto de entre la lista de todos los proyectos vinculados al interlocutor introducido en el encabezamiento de la tarea. |
| Este campo transforma el estado de la cita de "A realizar" en "Realizado" Esta modificación tiene como consecuencia principal la desaparición de la tarea del plan de trabajo del representante. Dentro de la sincronización de tareas Outlook con Sage X3 Entreprise, el estado evoluciona de forma conjunta con la condición de que los parámetros de sincronización lo autoricen (parámetros CRMSYNCy CRMSYNCTSK, función GESSYP). De este modo, una tarea marcada efectuada en X3 implica en paralelo la modificación del informe de la tarea en Outlook. Esta aparece como terminada y está tachada del plan de trabajo de las tareas de Outlook del representante. |
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Pestaña Tarea
Presentación
En la pestaña Tarea se puede introducir información más detallada sobre la tarea en curso, así como sobre el desarrollo (acontecimiento desencadenante de la tarea, descripción de etapas...). Sobre todo se pueden introducir datos relativos temporales (fecha de inicio, fecha de vencimiento, retraso).
Desde esta pantalla se puede introducir una descripción sucesiva y detallada de una tarea.
Del mismo modo, se puede mostrar la evolución de una tarea en el tiempo. Para ello, es posible desbloquear haciendo click en el botón derecho en el campo Enlace (acontecimiento desencadenante), seleccionar después un tipo de acontecimiento y después, un registro particular.
Notas sobre el origen de una tarea:
El campo Enlace del bloc Origen muestra la acción cuando se creó la tarea. El origen de la tarea puede ser una solicitud de servicio (asignación de la solicitud del servicio a un departamento comercial), una campaña de márketing, una operación de márkéting (envío publicitario, campaña de telemárketing, salón profesional o campaña en prensa) una sincronización de las tareas de Outlook. El origen de una tarea puede ser manual (creación directa desde Tareas).
Independientemente del origen de la tarea, siempre se puede desbloquear a posteriori la zona a partir del menú contextual disponible a través del botón derecho. Una ver capturado el campo accesible, el usuario podrá modificar el origen (selección de valores a partir de una lista controlada). Por ejemplo, el vincular una tarea a una campaña de márketing sirve para alimentar las estadísticas de devoluciones de esa campaña.
Cualquier tarea creada en Outlook y después generada en Sage X3 Entreprise tras el lanzamiento del tratamiento de sincronización, implica que el origen tomará el valor "sincronización". Esto está condicionado a que los parámetros lo permitan (parámetros CRMSYNC y CRMSYNCTSK, función GESSYP).
Notas generales sobre la sincronización Outlook:
En una sincronización con Outlook, los campos X3 afectados son los siguientes (y viceversa):
- Inicio
- Vencimiento
- Tarea a efectuar por (código representante en carga de la tabla)
- Descripción: En Outlook se crea una tarea con un objeto y después se sincroniza con Sage X3 Entreprise. Se crea entonces un registro en la tabla de tareas. El comentario Outlook está bien almacenado en X3 como Clob. A partir de este registro, el usuario puede modificar el texto o añadir comentarios sucesivos (modificaciones del campo descripción de la tarea X3), que repercutirán en Outlook en cada sincronización. También es válido en Outlook. cada modificación de comentario repercutirá en una sincronización. Esto es válido a condición de que los parámetros de sincronización del usuario (parámetros CRMSYNCy CRMSYNCTSK, función GESSYP).
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Campos
Los campos siguientes están presentes en esta pestaña :
Bloque Número 4
Planificación
| Este campo contiene la fecha a partir de la cual la tarea debe aparecer en el plan de trabajo del representante. Cuando se crea una nueva tarea este campo, se posiciona por defecto en la fecha del día En el caso de una tarea generada a partir de la sincronización de una tarea Outlook, la fecha de inicio de la tarea X3 recupera la fecha de inicio de la tarea Outlook. Lo contrario también es válido. Toda modificación de la fecha de inicio de la tarea tiene repercusión en ambos sentidos. Esto está condicionado a que los parámetros lo permitan (parámetros CRMSYNC y CRMSYNCTSK, función GESSYP). |
| Este campo contiene la fecha en la que debe ser efectuada la tarea. Cuando se crea una nueva tarea, la fecha se fija de manera automática en la fecha del día + 1. En el caso de una tarea generada a partir de la sincronización de una tarea Outlook, la fecha de vencimiento de la tarea X3 recupera la fecha de vencimiento de la tarea Outlook. Lo contrario también es válido. Toda modificación de la fecha de vencimiento de la tarea tiene repercusión en ambos sentidos. Esto está condicionado a que los parámetros lo permitan (parámetros CRMSYNC y CRMSYNCTSK, función GESSYP). |
| La categoría permite reagrupar las tareas con fines de estadística o de indentificación. No es obligatorio rellenar este campo, pero los valores posibles se definen en la tabla diversa 431. |
| Este campo indica la prioridad asignada a la tarea. No es obligatorio rellenar este campo, pero los valores posibles se controlan en la tabla diversa 405. |
| Este campo contiene el nombre del representante que debe efectuar la tarea solicitada. Diversos parámetros son los que intervienen en la alimentación de este campo:
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| Este campo permite capturar el número de días de retraso al cabo de los cuales el solicitante desea ser informado en su plan de trabjo de la no ejecución de la tarea en su debido tiempo. |
Descripción
| Este campo de tipo Clob permite introducir la descripción de la tarea. Dentro de una tarea procedente de la sincronización de las tareas de Outlook, la descripción se realiza a partir del objeto de la tarea Outlook original. |
Origen
| Este campo indica la fecha en la que se ha creado la acción comercial. Este campo no se puede modificar. |
| Este campo indica la hora a la que se ha creado la acción comercial. Este campo no se puede modificar. |
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| Es el código del operador que ha creado la acción comercial. Este campo no se puede modificar. |
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| Cuando una tarea se inicia con una solicitud de servicio, una campaña u operación de márketing, esta zona muestra el número de registro más ligado. |
| Cuando una tarea se origina con una solicitud de servicio, una campaña u operación de márketing, el número del asiento original no sólo aparece en pantalla, sino que se le puede asociar un número de línea en el registro. |
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Pestaña Informe
Presentación
La pestaña Resumen permite introducir comentarios de conclusión sobre una tarea, pero también evaluar el tiempo transcurrido a lo largo de la tarea en curso.
Notas generales sobre la sincronización Outlook:
En una sincronización con Outlook, los campos X3 afectados son los siguientes (y viceversa):
- Informe puesta al día consecutiva de Outlook y Sage X3 Entreprise
- Tiempo transcurrido: suma de tiempos de Outlook (trabajo real) y Sage X3 Entreprise
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Campos
Los campos siguientes están presentes en esta pestaña :
Informe
| Este campo de tipo clob permite introducir un resumen completo de la tarea cuando ésta se considera acabada. En una sincronización de tareas Outlook con Sage X3 Entreprise, la información capturada en una tarea Outlook tiene una repercusión directa sobre el resumen de la tarea X3 espejo. Lo contrario también es válido. |
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Tpo dedicado
| Cuando una tarea está terminada, se recomienda indicar el tiempo dedicado a su realización. Esto permitirá establecer futuras estadísticas de ocupación. |
| Este campo expresa la unidad de tiempo en la que se expresa la tarea. |
| Cuando una tarea está terminada, se recomienda indicar el tiempo dedicado a su realización. Esto permitirá establecer futuras estadísticas de ocupación. |
| Este campo expresa la unidad de tiempo en la que se expresa la tarea. |
| Cuando se finaliza una acción comercial, se recomienda registrar si ésta última ha permitido alcanzar el objetivo fijado. Esta información permitirá establecer a posteriori ciertas estadísticas para mejorar la eficacia de los distintos equipos. |
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Informes
Por defecto, los informes siguientes están asociados a la función :
BUSINESS1 : Actividad comercial / fecha
BUSINESS2 : Activ. comercial / represent.
Pero esto se puede modificar por parametrización.
Barra de Menú
Planificar / Acciones / Cita
El menu "Acciones / Planificar / Cita" de la barra de herramientas permite crear una cita directamente en la función GESBAP.
Planificar / Acciones / Llamada
El menu "Acciones / Planificar / Llamada" de la barra de herramientas permite crear una llamada directamente en la función GESCLL.
Registrar / Acciones / Cita
El menu "Acciones / Registrar / Cita" de la barra de herramientas permite crear una cita directamente en la función GESBAP.
Registrar / Acciones / Llamada
El menu "Acciones / Registro / Llamada" de la barra de herramientas permite crear una llamada directamente en la función GESCLL.
Registrar / Acciones / Proyecto
El menu "Acciones / Registro / Llamada" de la barra de herramientas permite crear una llamada directamente en la función GESOPP.
Registrar / Acciones / Solicitud de servicio
El menu "Acciones / Registro / Solicitud de servicio" de la barra de herramientas permite crear una llamada directamente en la función GESSRE.
Opción / Trazabilidad documentos
Mensajes de Error
Además de los mensajes genéricos, los mensajes siguientes de error pueden aparecer durante la captura :
No ha sido asigando ningún representante. Creación rechazada.
Este mensaje se muestra en caso de que no haya sido designado ningún representante para la cita y no se haya podido llevar a cabo la asignación automática en creación.
No figura ningún representante
Este mensaje aparece en confirmación de modificación de una tarea. No figura ningún representante en la tarea y no ha sido posible asignar la tarea de manera automática.